Barnehagearkiv

Barnehagearkiv

Barnehageopptak i fagsystemet IST, ellers skjer sakshandsaming i systemet Acos WebSak. Arivdelen er fullelektronisk.

Saksmappe per barn

Tittel - Barnehagemappe   Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn
Arkivdel - BARN - Barnehagearkiv
Sakstype - BARN
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - BA-3

Innhald i arkivdel
  • brev om kva tid barnet skal starte på tilvenning
  • helseerklæring
  • løyver/avtalar med føresett
  • notat frå foreldresamtalar
  • rettleiing frå PPT
  • IOP/Halvårsrapport
  • notat frå observasjonar
  • loggbøker
  • enkeltvedtak - tildeling av ressursar
  • møtereferat
  • skademelding
  • avviksrapport
  • klage
  • medisineringsark/bok
  • tioba trening-skjema, skjema kvar dag, samleskjema kvar veke. Ta vare på alt.
  • observasjon via filming/bilde - dersom det er dokumentasjon for vidare opplegg rund barn

Vi arkiverer ikkje:

  • plan for ferie for det enkelte barn - dette gjenspegar seg i dagboka
  • meldingsbøker som fungerer i staden for muntleg kommunikasjon
  • bilete av enkeltbarn, fleire barn
  • barnehageopptak vert gjort i IST, liste over kven som har fått plass vert arkivert i Saksarkivet.

Sist revidert 2013.

Tilgang til arkivdel

Seksjonsleiar barnehage, rådgjevar barnehage, styrar/einingsleiar og arkivet. Styrar/einingsleiar har berre tilgang til barn i sin barnehage.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei
Klassifikasjon: Sensitiv
Lovheimel: BA - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjenge: Dei som har behov for informasjon om barnet for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til barnehagemappa
Integritet: Barnehagemappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet: Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.