Elevarkiv

Elevarkiv

Sakshandsaming i Vigilo og i Acos WebSak.

Vigilo har pr i dag ikkje arkivkjerne men dette vil bli ordna i løpet av 2024. Førebels vert difor dokument journalført i elevarkivet i Acos WebSak.

(Før 1.8.2023:

Sakshandsaming skjer i IST med integrasjon for arkivverdig dokumentasjon til Acos WebSak. Elevarkivet er fullelektronisk i systemet Acos WebSak.)

Saksmappe per barn

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - Elevarkiv
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3

Innhald i arkivdel
  • IOP
  • Årsrapport
  • Tilpassa opplæring
  • §5.1
  • §2.8 vedtak og årsrapport
  • Møtereferat elevsaker
  • §9A aktivitetsplan og oppfølgingslogg
  • Varsel om fare for nedsett karakter i orden og åtferd
  • Varsel om manglande vurdering med karakter
  • Fritak vurdering med karakter, nasjonale prøver og eksamen
  • Elevpermisjonar
  • Skademeldingar
  • Skuleskyss
  • Karakterar
  • Vitnemål
  • Protokollar - kva har vi her?
  • Elevfråvær - berre ungdomsskulane?
  • Søknad om stryking av elevfråvær
  • Legeattest
  • Utviklingssamtale
  • Barnevernet ber om opplysningar om eleven
  • Bekymringsmelding til barnevernet
  • Ulike arkivverdige rapportar, t.d. til og frå PPT
  • Søknadsskjema til vidaregåadne skule med A, B og R-skjema
  • Avtalar om bruk av Chromebook
  • Flyttemelding
  • Andre brev som kjem vedkomande eleven som er arkivverdig.

Sist revidert 21.09.2020.

Tilgang til arkivdel

Seksjonsleiar, rådgjevar skule og arkivet har tilgang til alle elevmapper. Rektor, assisterande rektor og merkantilt personale på skulen har tilgang til elevmapper på sin skule.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei
Klassifikasjon: Sensitiv
Lovheimel: E - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjenge: Dei som har behov for informasjon om eleven for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa.
Integritet: Elevmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet: Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.