Flyktning/innvandring

Frå 1.1.2023 gjekk avdelinga over til å bruke Visma Flyktning sitt saksbehandlingssystem, som har eiga fullelektronisk arkivkjerne.

I tillegg vert noko sakshandsama og arkivert i WebSak, som t.d. melding om busetting av nye flyktningar i kommunen. Før 1.1.2023 bruket avdelinga fagsystemet Socio, der det juridiske arkivet er på papir.

Ei saksmappe pr flyktning, eller pr familie

Tittel - Flyktningemappe, tittel 2: Fornamn Etternamn

Arkivdel - Flyktning/innvandring

Sakstype - FLYKT

Klassering - Fødselsnummer

Tilgangskode - F-3

Innhald i arkivdel

Anmodning om alternativ mottaksplassering
Melding om busetjing
Informasjon vedr rett til særskilt tilskot
Korrespondanse vedr. einsleg mindreårig flyktning (evt)
Innvilging av ekstratilskot

Tilgang til arkivdel

Rådgjevar hos kommunedirektøren, rektor og ass.rektor ved Volda læringssenter, programrådgjevarar, arkivtenesta

Personopplysningar i arkivdel og behandlinga av dei

Klassifikasjon:	Sensitiv
Lovhjemmel:	F - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjengelegheit:	Dei som har behov for informasjon om brukaren for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa
Integritet:	Flyktningemappa skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet. I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført. Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet (:eldre arkivmateriale)som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:	Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling	Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.