Arkivgruppa og faggruppe for Vigilo vart einige på møtet 18.10.23 at arkivintegrasjon for Vigilo, skal utsettast til SvarInn er på plass i systemet  og tilgangsstrying i tilretteleggingsmodul er utbetra. 
Faggruppe for Vigilo er ansvarlege for at rutine for overføring av inngåande dokument frå Acos Websak til Vigilo kjem på plass og blir gjort kjent i oppveksteiningane og for arkivleiarane.

Inngåande dokument til Vigilo skal førast i WebSak inntil vidare  

• Alle inngåande dokument til oppvekst skal førast i Acos WebSak til det kjem på plass funksjon for SvarInn i Vigilo.
• Spesifiserte dokument skal overførast til Vigilo slik at informasjonen ligg tilgjengeleg for tilsette ved skulane (tilgang etter behov)
• Arkivleiarane noterer i sine arkivplanar at arkivering av inngåande dokument i denne perioden er komplett i Acos WebSak. Utgåande dokument og notat blir arkivert i Vigilo.

Inngåande dokument til WebSak – som SKAL overførast til Vigilo

• Inngåande korrespondanse frå andre instansar relatert til elev/barnehage saker
  • Til dømes PPT (sakkyndig vurdering)
  • Til dømes korrespondanse med barnevernet
• Tildeling av skuleplass for tilflyttarar, også flyktningar. Tildelinga skjer i Vigilo

Saker som skal behandlast i WebSak

(ikkje overførast til Vigilo)

• Klage på vedtak
• Svar til statsforvaltar
• Referat eksterne
  • Kopi kan leggast i Vigilo ved behov
• Særskilte vedtak om skulebytte internt i kommunen
  • Kopi kan leggast i Vigilo ved behov, men ingen vedtak blir fatta i Vigilo
• Særskilte vedtak om skuleskyss
  • Kopi kan leggast i Vigilo ved behov, men ingen vedtak blir fatta i Vigilo  
  • (ordinær tildeling går gjennom Møre og Romsdal fylke sin skyssportal) 

Saksmappe per elev

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn
Arkivdel - Elevarkiv
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3