Plan for periodisering og uttrekk
I mai 2019 gjekk kommunen over til nytt sak/arkivsystem (Acos Websak) og det gamle sak/arkivsystemet (ePhorte) var periodisert og gjort uttrekk av. I tillegg er det frå våren 2020 på plass integrasjon frå skuleadministrativt system (Tieto/Evry) til sak/arkivsystemet.
Ved overgang til nytt sak/arkivsystem vart enkelte aktive saker frå byggesaksarkiv og planarkiv overført til nytt sak/arkivsystem, med tilhøyrande restansar.
Oversikt over eldre arkivdelar finn du under Oversikt over arkivbeholdning
Vidare plan for periodisering
Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.
Vidare plan
Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.
|
Arkivdel
|
Periode
|
Neste periodisering/ overlapping
|
Merknad
|
|
Saksarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Overlappingsperiode frå 2024-2026 evt. 2026-2028
|
|
Personalarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Personale som har slutta vert flytta over i eigen arkivdel (PERS1) som skal periodiserast i 2024 eller 2026.
|
|
Elevarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Elevar som har slutta vert flytta over i eigen arkivdel (ELEV1) som skal periodiserast i 2024 eller 2026. (jmfr. IKA sitt ønske om 10 år, her bør vi ha kunne stå fritt til å gjere det slik vi vil)
|
|
Flyktning/
logoped/ vaksenopp/
pasient/ m.m.
|
|
|
|
|
Gards- og bruksnr arkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Som ved saksarkiv
|
|
Planarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Som over.
|
|
Byggesaksarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Som over.
|
|
Landbruksarkiv
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Som over.
|
|
Sjukeavløysing
|
06.2019 -
|
2024/26
|
Som over. – Kassasjon????
|
|
Har ikkje gått gjennom alle desse
|
|
|
|
Elektroniske system (fagsystem og sak/arkivsystem)
Uttrekk frå elektronisk journal frå avslutta perioder og system
|
System
|
Aktiv/
avslutta
|
Merknad
|
Plan for uttrekk
|
Dato for uttrekk
|
|
K-2000
|
Avslutta
|
Historisk base tilgjengeleg i ePhorte.
|
Documaster tek uttrekk
|
2020
|
|
ePhorte
|
Aktiv
|
|
Documaster tek uttrekk
|
2020
|
|
Gerica
|
Aktiv
|
Brukarar av helse og omsorgstenester.
|
|
2018
|
|
Socio
|
Aktiv
|
Nav lokalt og flyktningkontoret, (bu- og habilitering)
|
|
2018
|
|
Sats-skole
|
Avslutta
|
Oppgradert til IST-skule
|
Melding om uttrekk sendt IKA M&R 23.2.17
|
2017
|
|
IST-skule
|
Aktiv
|
Ny etter Sats-skole
|
|
2018
|
|
HS-pro
|
Aktiv
|
Ny etter WinMed Helsestasjon
|
Melding om uttrekk sendt IKA MR 2020
|
2020
|
|
Winmed Allmenn
|
Aktiv
|
Pasientjournal legekontor Vartdal og Sæbø
|
|
2018
|
|
HK-data
|
Aktiv
|
PPT
|
|
2018
|
|
Sampro
|
Aktiv
|
Koordinerande eining individuell plan
|
|
2018
|
|
Famac
|
Aktiv
|
Eigedomsavdelinga
|
|
2018
|