Plan for ordning og avlevering av eldre papirarkiv

Plan for ordning og avlevering av eldre papirarkiv

Planen viser Sande kommune sin status pr 01.01.2021

Personal
Arkivskaper/serie: PersonalarkivOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Avslutta personalmapper, 1980 - 2014DelvisEr alfabetisert i boksar. Har starta på gjennomgang og kassasjonRydde alle mapper, be om avleveringsliste og søkje om å få avlevere ved 10 år2023
Avslutta og aktive personalmapper, 2015 - ddJaEr alfabetisert i boksar eller i arkivskap og mappene er rydda.Fullelektronisk arkiv sidan 2019. Rydde ut av arkivskapet og setje over i godkjende boksar.2030, ved 10 år sidan siste kontakt papirbasert.
Formannskap- og kommunestyre, saksarkiv
Arkivskapar/serie: Formannskap- og kommunestyreOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Formannskap- og kommunestyre, saksarkiv 1978 - 1984NeiRyddearbeidet er startaHar starta på avleveringslisteVår 2023
Formannskap- og kommunestyre, saksarkiv 1985 - 1989Nei2023
Formannskap- og kommunestyre, saksarkiv 1989 - 06.1992Nei2024
Formannskap- og kommunestyre, saksarkiv 07.92 - 09.1997Nei2025
Sentralarkiv, saksarkiv 09.1997 - 10.2003NeiDelvis rydda, i god stand2025
Sentralarkiv, saksarkiv 10.2003 - 11.2006NeiDelvis rydda, i god stand2026
Sentralarkiv, saksarkiv 11.2006 - 31.12.2012DelvisEr rydda, og kladda i liste. Søkbart elektronisk2027
Formannskap- og kommunestyre, møteseriar
Arkivskapar/serieOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Kommunestyret, møteprotokollar. Periode 1967 - 2019JaInnbundne protokollar pr årEr ordna, ikkje listeført.
Kommunestyret, møtebøker. Periode 1972 - 2016JaInnbundne møtebøker med innkalling, sakspapir og protokoll pr møteOrdna, står i arkivboksar. Ikkje listeført
Formannskapet, møteprotokollar. Periode 1967 - 2019JaInnbundne protokollar pr årOrdna, står i arkivboksar. Ikkje listeført
Formannskapet, møtebøker. Periode 1983 - 2016JaInnbundne møtebøker med innkalling, sakspapir og protokoll pr møteOrdna, står i arkivboksar. Ikkje listeført
Administrasjonsutvalet, møteprotokollarJaInnbundne protokollar pr kvar 4. år intervall
Administrasjonsutvalet, møtebøker.JaInnbundne møtebøker med innkalling, sakspapir og protokoll pr møte
Valstyret, møtebøkerJaInnbundne møtebøker med innkalling, sakspapir og signert protokoll. Intervall på 4 år
Oppvekst og kultur
Arkivskapar/serie Oppvekst og kulturOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Skulestyre, saksarkiv 1925 - 1967Nei
Skulestyre, saksarkiv 1955 - 1986Nei
Skulestyrekontoret, postjournal. 1975 - 31.12.1986JaHandskrevne bøker
Skulestyre, saksarkiv 1992 - 1997NeiEr delvis rydda. I god stand
Barnehage, saksarkiv 1992 - 1997NeEr delvis rydda. I god stand
Kulturkontor, saksarkiv 1993 - 1998NeiEr delvis rydda. I god stand
Skulestyrekontoret, postjournal. 1975 - 31.12.1986JaHandskrevne bøker
Skulestyret, møteprotokollar. Periode 1969 - 1997JaInnbundne møtebøkerEr ordna
Oppvekst- og kulturutvalet, møteprotokollar. Periode 1998 - 2011JaInnbundne møteprotokollar, signerte pr år.Ordna, ikkje listeført
Oppvekst- og kulturutvalet, møtebøker. Periode 1998 - 2011JaInnbundne møtebøker med innkalling, sakspapir og protokoll. Pr møteOrdna, ikkje listeført
Skulane, elevmapperDelvisElevmappene er alfabetiserte og ordna innanfor kvar skule. Manglar avleveringslisterLeverast til bortsettingsarkiv året etter at eleven gjekk ut av grunnskulen
Skulane, Klassedagbøker/ fråværsprotokollar
Skulane, vitnemålsprotokollar
Barnehagane, barnehagemapperDelvisBarnehagemappene er alfabetisert og ordna innanfor kvar barnehage. Manglar avleveringsliserLeverast til bortsettingsarkiv året etter at barnet gjekk ut av barnehagen

Oppvekst- og kultur/PPT

Pedagogisk psykologisk teneste
Oppvekst- og kultur/PPT
Arkivskapar/serie PPTOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Klientmapper, 1993 - 2019JaEr listeført i bortsettingslisteGodkjent bortsettingslisteAvleverast i 2029
Møtebok Styret for PPT 1978 - 2007Innbunde bøker

Teknisk sektor

Teknisk sektor
arkivskapar/serie Teknisk sektorOrdnaKva er gjort og kva må gjerastPlan for utføringAvlevere
Saksarkiv 1970 - 06.1992Nei
Saksakriv 07.1992 - 09.1997NeiEr delvis rydda og i god stand
Byggesaksarkiv - gnr/bnrNeiGjere avtale med IKA om rydding og digitaliseringDigitalisering i 2022
Bygningsråd, møteprotokollar 1966 - 1983Ja, innbundne protokollarOrdna i hylla, kronologisk
Brannstyre, møteprotokollar 1968 - 1984Ja, innbundne protokollarOrdna i hylla, kronologisk
Hamnestyre, møtebokJa, innbundne protokoll
Generalplannemnd, møteprotokollar 1967 - 1980Ja, innbundne protokollarOrdna i hylla, kronologisk
Teknisk styre, møteprotokollar 1988 - 1996Ja, innbundne protokollarOrdna i hylla, kronologisk
Næring, plan og miljøutvalet, møtebøker 01.01.1997 - 09.11.2011JaInnbundne møtebøker med innkalling og protokoll pr møteOrdna, står i arkivboksar. Ikkej listeført
Næring, plan og miljøutvalet, møteprotokollar 01.01.1997 - 09.11.2011JaInnbundne signerte protokollar pr årOrdna, står i arkivboksar, ikkje listeført
Det Faste planutvalet, møtebøker 01.01.1997 - 29.10.2009JaInnbundne møtebøker med innkalling og protokoll pr møteOrdna, står i arkivboksar. Ikkje listeført
Det Faste planutvalet, møteprotokollar 1997 - 2009JaInnbundne signerte protokollar pr årOrdna, står i arkivboksar. Ikkje listeført
Delegasjonsprotokollar Næring, teknisk og miljøutval 1992 - 2014JaInnbundne