Byggesøknadar kjem inn både digitalt og på papir. eByggesøknad vart teke i bruk i 2020 og er programmert inn i digital postmottak Acos Mottak, for effektiv og fulldigital søknadsprosess.
Byggesaksarkivet er delt inn i ulike sakstypar: Byggesak, Delingssak, Oppmålingssak og Seksjoneringssak.
I tillegg har vi eigne saker for Tomtesal. Saksoppsett for desse står lenger nede.
Byggesaksarkivet er fullelektronisk og historisk byggesaksarkiv blir fulldigitalisert med oppstart i 2022.
Byggesaker - Ei saksmappe pr tiltak:
Tittel - tiltak - adresse - gnr xx bnr yy. Tittel linje 2 - tiltakshavars namn
Arkivdel – GBNR – Gards- og bruksnummerarkiv
Sakstype - BS, DS, OS, SEK
Klassering - GBNR
Tilgangskode – ingen
Tomtesal
Tittel – Tomt nr. XX, <område>- gnr xx bnr yy
Arkivdel – SAK- Saksarkiv
Sakstype - TS
Klassering – SSA 53
Tilgangskode – ingen
Innhald i arkivdelen
- Søknad om <tiltaket det gjeld>
- Vedtak om <tiltaket det gjeld>
- Søknad om frådeling
- Søknad om deling av grunneigedom
- Søknad om rammeløyve
- Søknad om dispensasjon frå …
- Fakturagrunnlag
- Dokumentsjekk
- Klarlegging av grenser
- Varsel oppmålingsforretning
- Referat frå førehandskonferanse
- Søknad om tildeling av tomt
- Ulovlegheitsoppfølging
- Merknad til nabovarsel
Tilgang til arkivdelen
Det er stort sett offentlege dokument i denne arkivdelen. Arkivdelen ligg ute i fulltekst på postlistene.
Saksbehandlarar ved plan- og bygningsavdelinga har tilgang til dette arkivet. Utover dette vert det gitt ved behov, til dømes til landbruk og jurist.
Personopplysningar og bruk av dei
|
Klassifikasjon:
|
Stort sett offentleg, enkeltdokument må unnatakas offentleg innsyn
|
|
Lovhjemmel:
|
UO - Off. lova §13 jf. forv.lova §13
|
|
Tilgjengelegheit:
|
Tilgjengeleg for dei som treng det. Det som er unnateke off. innsyn er berre tilgjengeleg for aktuell saksbehandlar.
|
|
Integritet:
|
Byggesaka, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
|
|
Konfidensialitet:
|
Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
|
|
Behandling
|
Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.
|