§ 1. Kva forskrifta gjeld, og verkeområdet til dei ulike reglane

Forskrifta gjeld dokumentasjon frå organ som er omfatta av arkivlova, og fastset kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Forskrifta pålegg ikkje organa å skape dokumentasjon.

Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med arkivlova § 14. Dokumentasjon kan kasserast berre dersom anna lov gir heimel til å kassere han, eller dersom Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere han, jf. arkivlova § 13.

Reglane om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon frå kommunar, fylkeskommunar og staten gjeld òg for dokumentasjon som er blitt til i eit system for felles oppgåveløysing, og som organa skal inngå avtale om etter arkivforskrifta § 8.

Reglane om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida når staten, fylkeskommunen eller kommunen gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, gjeld òg for dokumentasjon frå private rettssubjekt i saker der dei gjer tilsvarande enkeltvedtak eller utferdar tilsvarande forskrift, jf. arkivlova § 3 første ledd bokstav b.

§ 2 Definisjonar

Definisjonane i arkivlova § 2 gjeld tilsvarande i denne forskrifta

§ 3 Dokumentasjon som gjeld nye oppgåver

All dokumentasjon som gjeld nye oppgåver og som blir til som ledd i løysinga av desse oppgåvene, skal takast vare på inntil Nasjonalarkivet har fastsett reglar i denne forskrifta eller fastslått etter § 18 om dokumentasjonen frå desse oppgåvene skal takast vare på for ettertida eller ikkje. Det same gjeld dokumentasjon knytt til oppgåver som av andre årsaker ikkje er nemnde i forskrifta her.

§ 19 Dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare

Om ikkje Nasjonaldokumentarkivet har bestemt noko anna, skal dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare takast vare på for ettertida. Dokumentasjonen skal takast vare på i det originale formatet, jf. arkivforskrifta § 19.

§ 20 Journalar

Journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister, skal takast vare på for ettertida

§ 82 Søknad om å få bruke eldre reglar på eldre materiale
For arkiv som er skapte før 1. februar 2014 kan fylkeskommunen eller kommunen søke Nasjonalarkivet om å få bruke reglane om arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før 1. februar 2014 i forskrift 1. desember 1999 nr. 1566 kapittel IV og V. Det er ein føresetnad at dokumentasjon som gjeld rettar for enkeltpersonar, blir teken vare på for alle personar og ikkje berre for eit utval.

§ 83 Iverksetjing
Forskrifta tek til å gjelde 1. januar 2026

§ 21 Administrativ og politisk organisering
Følgjande dokumentasjon om administrativ og politisk organisering skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld administrativ organisering, organisasjonskart og skildringar av ansvarsområde og oppgåver

b. dokumentasjon som gjeld politiske og administrative prosessar i samband med forvaltningsreform, endringar av kommunegrenser og etablering av ny politisk styringsform

Gjeld i tillegg:

• organisering av valet, som fastsetting av røystesetlar og opningstider. Organisering av oppteljing
• avkryssingsmanntal og røystesetlar kasserast i henhold til reglane i valloven m.forskrift.
  
   

c. dokumentasjon som gjeld delegering av myndigheit til administrasjonssjef og andre nivå i kommuneadministrasjonen

d. dokumentasjon som gjeld oppretting av, delegering av myndigheit til og val av utval, formannskap, kommunestyre, komitear og interkommunale samarbeid

e. dokumentasjon som gjeld delegering av vedtaksmakt frå kommunestyret til andre rettssubjekt

f. dokumentasjon som gjeld administrativ og politisk handsaming av saker som blir lagde fram for eller handsama i utval, formannskap og kommunestyre.

§ 23 Føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar
Følgjande dokumentasjon om føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om oppretting og avvikling av føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar

b. avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tenester blir lagde til føretak, selskap og interkommunale samarbeidsorgan som ikkje er omfatta av arkivlova

c. vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringa av oppgåver og myndigheit frå kommunen til føretak, selskap eller interkommunalt samarbeidsorgan

d. dokumentasjon som gjeld kommunens kontroll med og revisjon av føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar

§ 24 Samfunnstryggleik og beredskap
Følgjande dokumentasjon om samfunnstryggleik og beredskap skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld dei overordna, lovpålagde oppgåvene kommunen har i samband med samfunnstryggleik og beredskap på ulike fagområde

b. beredskapsplanar og risiko- og sårbarheitsanalysar for kommunen, dokumentasjon som gjeld deltaking i regionale og nasjonale beredskapsøvingar og annan dokumentasjon som gjeld kommunen si rolle i den nasjonale beredskapen og oppgåver etter sivilbeskyttelsesloven

c. risiko- og sårbarheitsanalysar for utbyggingsområde og annan dokumentasjon som viser korleis  kommunen tek hand om samfunnstryggleiken i kommunal og regional planlegging

d. dokumentasjon som gjeld etablering og utvikling av styringssystemet for tryggleik og beredskap i kommunen 

e. dokumentasjon som gjeld tryggleiksrapportering internt i kommunen og til regionale og nasjonale tilsynsmakter.

f. saker innan personvern området

• Behandlingsprotokollar
• DPIA/ROS-analysar
• Personvernbrot, melding om avvik
• Førespurnadar og dialog om personvernspørsmål
   

§ 25 Kommuneadvokat 
Følgjande dokumentasjon frå kommuneadvokatskal takast vare på for ettertida:

a.    register eller arkiv for presedenssaker

b.    dokumentasjon som gjeld erstatningssaker på det offentlegrettslege området og saker om rettferdsvederlag.

§ 26 Anskaffingar
Følgjande dokumentasjon om anskaffingar skal takast vare på for ettertida:

a.    anskaffingsstrategi

b.    anskaffingsreglement

c.    retningsliner og standardar

d.    behovsanalyse og konkurransegrunnlag

e.    anskaffingsprotokollar

f.    vedtekne tilbod og signert avtale.

§ 27 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning
Følgjande dokumentasjon om arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal takast vare på for ettertida:

a.    dokumentasjonsplanar

b.    arkivplanar frå før 2026

c.    planar for langtidsbevaring av arkiv og dokumentasjon som gjeld ordningar for langtidsbevaring

d.    dokumentasjon som gjeld utvikling av arbeidet med langtidsbevaring

e.    årsplanar, langtidsplanar og årsmeldingar for dei enkelte bevaringsinstitusjonane.

f. Avtalar om arkivansvar og arkivorganisering når tenester vert lagt til føretak, selskap og interkommunale samarbeidstorgan. 

§ 28 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)
Følgjande dokumentasjon om informasjons- og kommunikasjonsteknologi skal takast vare på for ettertida:

a.    dokumentasjon som gjeld strategisk planlegging, styring og utvikling av IKT-området

b.    IKT-strategi, IKT-retningsliner og IKT-plan

c.    dokumentasjon som gjeld utvikling av nye IKT-løysingar.

d.   databehandlaravtalar

§ 29 Kommunikasjon og informasjon
Følgjande dokumentasjon om kommunikasjon og informasjon skal takast vare på for ettertida:

a.    kommunikasjonsstrategiar og planar og annan dokumentasjon som gjeld planlegging og styring av kommunikasjonsområdet

b.    reglar og retningsliner for kommunikasjon internt og eksternt

c.    eigenproduserte publikasjonar med forarbeid.

§ 30 Økonomi, verksemdsstyring, rekneskap, eigedomsskatt og innkrevjing
Følgjande dokumentasjon om økonomi, verksemdsstyring, rekneskap, eigedomsskatt og innkrevjing skal takast vare på for ettertida:

a. rammesak, årsbudsjett, økonomiplan, handlingsprogram, handlingsplanar, årsrapportering, tertialrapportering, årsmelding, årsevaluering og annan dokumentasjon som gjeld arbeidet med budsjett og verksemdsstyring etter kommuneloven

b. dokumentasjon som gjeld årsrekneskapen

c. dokumentasjon som gjeld kapitalforvaltning

d. dokumentasjon som gjeld garantiar, utlån og låneopptak

e. dokumentasjon som gjeld forvaltning av legat

f. dokumentasjon som gjeld innføring eller oppheving av eigedomsskatt og fastsetjing av satsar

g. dokumentasjon som gjeld utleggsforretning og lemping

h. eigeninitierte prosjekt og kursopplegg som skal informere og rettleie skattytarar og arbeidsgivarar.

i. kommunal innkasso

§ 31 Helse, miljø og tryggleik
Følgjande dokumentasjon om helse, miljø og tryggleik skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld organisering av arbeidet med helse, miljø og tryggleik i kommunen.

b. dokumentasjon som gjeld utarbeiding og utvikling av instruksar og retningsliner for arbeidet med helse, miljø og tryggleik, og evalueringar

c. dokumentasjon som viser korleis kommunen har handtert saker som gjeld konfliktar og varsling.

§ 32 Personalforvaltning
Følgjande dokumentasjon om personalforvaltninga skal takast vare på for ettertida:

a. strategiske planar, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgivar og arbeidstakarar, interne instruksar, retningsliner og anna dokumentasjon som gjeld planlegging, leiing, styring og evaluering av personalfunksjonen

b. dokumentasjon om saker som er blitt handsama i administrasjonsutvalet

c. kunngjering av stillingar, utvida søkjarliste, innstilling, protokollar og møtereferat frå innstillings- og tilsetjingsmakt, klagar på tilsetjing og annan dokumentasjon som gjeld arbeidet med rekruttering og tilsetjing

d. opplæringsplanar, referat frå kompetanseutval og annan dokumentasjon som gjeld kompetanseutvikling og opplæring.

e. dokumentasjon på omstilling, overtallige og organisasjonsendring

§ 33 Tilsette i kommunen
Følgjande dokumentasjon om dei tilsette i kommunen  skal takast vare på for ettertida:

a. stillingssøknaden frå den som blir tilsett, brev om tilsetjing og signert arbeidsavtale, klage på tilsetjing

b. dokumentasjon om kompetanseutvikling som har noko å seie for løns- og tilsetjingstilhøva til den tilsette

c. dokumentasjon om løn, godtgjeringar og permisjonar som har noko å seie for pensjonstilhøva til den tilsette

d. dokumentasjon om oppfølging i samband med sjukemelding dersom saka er har noko å seie for dei langvarige teneste- og pensjonstilhøva til den tilsette

e. dokumentasjon som gjeld yrkesskadar og oppfølging etter yrkesskadar

f. dokumentasjon som gjeld omplassering, tenestepåbod og fortrinnsrett

g. dokumentasjon om reaksjon mot den tilsette knytt til utøving av tenesta dersom saka fører til rettsleg prøving eller får konsekvensar for tilsetjingstilhøvet

h. dokumentasjon om avslutning av arbeidstilhøve.

§ 35 Planlegging, byggesak og oppmåling
Følgjande dokumentasjon om planlegging, byggesak og oppmåling skal takast vare på for ettertida:

a. regionale og kommunale planstrategiar, regionale planar, kommuneplanar, områdeplanar og reguleringsplanar og annan dokumentasjon som gjeld kommunal og regional planlegging

b. byggesaker

c. saker som gjeld bruksendring, omregulering og dispensasjon frå tekniske krav og vedtekne planar

d. kommunen sine planar for tilsyn, kontroll og oppfølging av ulovlege handlingar

e. enkeltsaker og klagesaker som gjeld oppfølging av ulovlege handlingar

f. saker som gjeld grensepåvising, grensejustering, arealoverføring, deling og samanføying av grunneigedom og annan dokumentasjon som gjeld oppmålingsforretningar.

§ 36 Samarbeid og samordning av tenester knytt til opplæring og oppvekst
Dokumentasjon om samarbeid og samordning av tilbodet om tenester som gjeld opplæring og oppvekst, skal takast vare på for ettertida.

§ 37 Barnehage
Følgjande dokumentasjon om barnehagar skal takast vare på for ettertida:
a. planar for etablering, drift og tilsyn
b. retningsliner for godkjenning og etablering av barnehagar, retningsliner for tildeling av tilskot til barnehagar og retningsliner for inntak og opphald i barnehagar
c. saker som gjeld godkjenning av barnehagar, oppfølging av avvik som har noko å seie for godkjenninga og dispensasjon frå krav
d. årsplanar, årsmeldingar og dokumentasjon som gjeld avviksrapportering og kriseberedskap.

§ 38 Barn i barnehagar
Følgjande dokumentasjon om barn i barnehagar skal takast vare på for ettertida:
a. register over barnehagebarn 
b. identitet og grunnopplysningar

• barnet sitt namn og fødselsdato 
• start- og sluttdato i barnehagen
• føresette (namn og kontaktinformasjon) 
• søknad, svar og endringar knytt til barnehageplass
• søknad om bytte eller oppseiing av plass 
• søknad om redusert betaling (søskenmoderasjon / inntektsgradert) 
   

c. samtykke og juridiske dokument

• samtykke frå føresette (t.d. til foto, turar, observasjonar) 
• avtalar knytt til barnehageplass 
• eventuelle vedtak om spesialpedagogisk hjelp eller ekstra tilrettelegging 
   

d. pedagogisk dokumentasjon

• kortfatta og relevante observasjonar av trivsel og utvikling 
• halvårsvurderingar eller utviklingssamtalar 
• dokumentasjon brukt i samarbeid med føresette eller hjelpeapparat 
• observasjonar, vurderingar og pedagogiske tiltak 
• dokumentasjon frå utviklingssamtalar 
• kartleggingar og overgang barnehage–skule 
• referat frå møte (overførings-, samarbeidsmøte) 
• søknad og vedtak om spesialpedagogisk støtte 
• sakkyndige vurderingar, IUP, årsrapportar 
• kontakt med PPT, logoped og andre fagtenester

e. samarbeid med andre tenester

• relevante referat/brev frå PPT, helsestasjon, barnevern – berre når nødvendig 
  individuell plan, dersom barnet har det

f. helse og tryggleik

• opplysningar om allergiar og sjukdom 
• legeerklæringar og utgreiingar 
• legemiddelhandtering 
• skademeldingar

g. andre særlege forhold

• opplysningar om familieforhold (t.d. sperra adresse) 
• saker om psykososialt og fysisk miljø 
• meldingar til barnevern 
• samtykke til og dokumentasjon av informasjonsdeling 
• søknad om innsyn 

§ 39 Grunnskoleopplæring
Følgjande dokumentasjon om grunnskoleopplæring skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld innhaldet i og organiseringa av grunnskoleopplæringa i kommunen
b. kommunen og skolen sine retningsliner, prosedyrar, planar og evalueringar
c. verksemdsplanane og tilstandsrapportane til kommunen
d. dokumentasjon som gjeld tilsyn med heimeundervisning
e. oppgåvetekst til lokale eksamenar og dokumentasjon som gjeld nasjonale prøver
f. saker som er handsama i det øvste samarbeidsorganet til skolen
g. dokumentasjon som gjeld grunnskoleopplæring i barnevernsinstitusjonar, helseinstitusjonar og fengsel.

§ 40 Elevar i grunnskoleopplæringa
Følgjande dokumentasjon om elevar i grunnskoleopplæringa skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon om kva elevar som har gått på kva skolar

• flyttemelding, innskriving
• søknad og svar på bytte av skule
• fullmakter frå foreldre/føresette
• melding om heimeopplæring
• vedtak om utsatt/framskutt skulestart, vedtak om fritak frå opplæringsplikta 

b. dokumentasjon av fråvær

• søknad og svar på permisjonar utanom skuleferiar
• vedtak om gjenopptak av tapt opplæring
• varselbrev (fråvær, nedsett karakter, nedsett orden og åtferd) 

c. undervegsvurdering inkludert halvårsvurdering med karakter

d. sluttvurdering med standpunktkarakter og eksamenskarakter

• klage på standpunkt- og eksamenskarakter til lokal gitt eksamen og svar på klage
• karakterutskrift og vitnemål 

e. dokumentasjon av opplæringa når det er gitt fritak frå vurdering med karakter

• fritak for fag og fritak for vurdering i fag

f. saker som gjeld rettar og plikter knytt til innhaldet i og organiseringa av opplæringa
 

• vedtak om ulike forhold som skuleskyss, permisjon, utvising, SFO-plass
• referat frå møter mellom heim og skule
• deltaking i skulemiljøarbeid (elevråd, med meir)
• dokumentasjon i skulemiljøsaker
• samarbeid med andre offentlege tenester
• helsesituasjon, legeerklæringar, utredningar, legemiddelhandtering, skademeldingar 

g. utgreiing, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering og annan dokumentasjon som gjeld individuelt tilrettelagd opplæring
 

• vedtak om spesialundervisning, morsmålsundervisning, tospråklig fagopplæring
• dokumentasjon av utviklingssamtale, vurderingar
• resultat frå kartleggingsprøver og nasjonale prøver
• tilrettelegging ved prøver og eksamen
• pedagogisk rapport
• plan for tilpassa opplæring (til dømes avtale om oppfølging frå utviklingssamtale)
• spesialundervisning (til dømes henvisning og melding om nye behov til PPT, sakkyndige vurderingar, IOP og årsrapport, avslutning av spesialundervisning)
• referat frå ulike møter, til dømes overføringsmøter, samarbeidsmøter, ansvarsgruppemøter 

h. dokumentasjon om saker som gjeld fysiske og psykososiale skolemiljøet
 

• samtykkeskjema vedkomande overføring av opplysningar (til dømes overføring mellom barnehage og skule, overgang frå ungdomsskule til vidaregåande skule)
• søknad om innsyn i elevmappe
• disiplinære forhold i skuletida (inkl. bruk av rusmidlar, mobbing)
• melding til barnevern 

i. skademeldingar.

§ 43 Skolefritidsordning
Følgjande dokumentasjon om skolefritidsordning skal takast vare på for ettertida:

a. vedtektene og planane til kommunen, meldingar og rapportar
b. dokumentasjon som gjeld lokale planar, tilbod og satsingsområde
c. skademeldingar.

§ 44 Kulturskolen
Følgjande dokumentasjon om kulturskolen skal takast vare på for ettertida:
a. planane til kommunen, meldingar og rapportar
b. oversikt over tilbod.

§ 45 Pedagogisk-psykologisk teneste
Følgjande dokumentasjon om pedagogisk-psykologiske teneste skal takast vare på for ettertida:
a. årsplanar og årsmeldingar
b. dokumentasjon som gjeld systemarbeid, testverktøy, metodar og malar
c. utgreiingar og sakkunnige vurderingar som trengst for at kommunen, fylkeskommunen eller skolen kan gjere vedtak etter opplæringslova.

d. om enkeltindivid blir følgande dokumentasjon bevart frå klientjournal skule:

• utredningar og sakkyndige vurderingar nødvendig for at kommune eller skule kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4 A og 5 
• henvisningsskjema med samtykke og pedagogisk rapport 
• sakkyndig vurdering frå PPT 
• utredningar av vaksne vedrørande dysleksi og dyskalkuli 
• logopedrapport 
• kopi av enkeltvedtak om spesialundervisning/ikkje behov 
• korrespondanse, til dømes brev, e-post, SMS, notat frå telefonsamtalar med meir 
• andre samtykke frå foreldre/føresette 
• avtalar, møtereferat (eigne/andre), til dømes frå møter mellom PPT, heim og skule 
• rapportar/utredningar frå helseinstansar
• vidarehenvisningar til Statped 
• vurdering frå PPT etter utredningar/rapportar 
• melding om nye behov 
   

e. klientjournal førskule/barnehage om det enkelte barn:

• henvisningsskjema med samtykke og pedagogisk rapport
• sakkyndig vurdering frå PPT (barnehagelovens § 19 a)
• kopi av enkeltvedtak om spesialpedagogisk hjelp / ikkje behov
• logopedrapport
• korrespondanse, til dømes brev, e-post, SMS, notat frå telefonsamtalar med meir
• andre samtykke frå foreldre/føresette
• avtalar, møtereferat (eigne/andre), til dømes frå møter mellom PPT, heim og forskule/barnehage
• rapportar/utredningar frå helseinstansar
• vidarehenvisningar til Statped
• vurdering frå PPT etter utredningar/rapportar
• melding om nye behov 
   

f. pedagogiske og spesialpedagogiske planar og rapportar om den enkelte:

• individuell utviklingsplan (IUP)
• individuell opplærings- og deltakingsplan (IODP)
• pedagogisk plan (barnehage)
• individuell opplæringsplan (IOP)
• pedagogisk rapport (skule)
• kartleggingsmateriell (TRAS, ALLE MED, m.m.
• prøver (M-prøver, leseprøver, m.m.)
• testar (WISC, WPPSI, m.m.) - forside/resultat

g. alle saker som oppstår hjå PPT ved at enkeltbarn søker og mottek tenester frå PPT skal bevarast. Frå sakene skal søknad, utredning, tilråding og vedtak knytt til PPT som er fatta av skuleeigar, barnehagestyrar eller annan instans i kommunen bevarast. 

f. andre forhold

• som rapport etter konsultasjonar, til dømes skulevegring; interne arbeidsnotat, helsesituasjon, legeerklæringar, kontakt med helse- og sosialkontor, førespurnad om innsyn i klientopplysningar melding til barnevern, rapport etter arbeid i beredskapsteam 

§ 51 Barnevern
Følgjande dokumentasjon om barnevernstenesta skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld prosedyrar, rutinar og sakshandsamingsprosessar for barneverntenesta og handtering av bekymringsmeldingar
b. dokumentasjon som gjeld retningsliner og rutinar for det førebyggjande arbeidet i kommunen
c. dokumentasjon som gjeld samarbeid med andre sektorar og forvaltningsnivå
d. dokumentasjon om oppgåver som gjeld omplassering, etablering og drift av fosterheimar og opplæring og rettleiing av fosterheimar.

§ 52 Barn i saker som barnevernstenesta handterer
Følgjande dokumentasjon om det enkelte barn i saker som barnevernstenesta handterer, skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld bekymringsmeldingar hos barnevernstenesta anten meldingane har ført til sak eller ikkje
b. saker som gjeld førebyggande verksemd
c. dokumentasjon som gjeld samarbeid med andre delar av forvaltninga, individuelle planar og rapportar som er grunnlag for avgjerder om eit visst barn
d. dokumentasjon som gjeld særlege tiltak etter barnevernsloven, undersøkingar av bekymringsmeldingar, utgreiingar, sakshandsaming, tiltak og oppfølging av tiltak
e. dokumentasjon om tilsynssaker der kommunen har medansvar.

§ 53 Folkehelse, friskliv og helsestasjonsteneste
Følgjande dokumentasjon om arbeid med folkehelse, frisklivssentralar, svangerskaps- og barselomsorgstenester, helsestasjonsteneste, skolehelseteneste  skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld kommunens planlegging, organisering og evaluering av folkehelsearbeid, frisklivssentralar, svangerskaps- og barselomsorgsteneste, helsestasjon for barn og skolehelseteneste.

b. dokumentasjon som gjeld samarbeid mellom og beredskap for tenestene

c. dokumentasjon som gjeld kartleggingar av helsetilstand og folkehelseutfordringar

d. dokumentasjon som gjeld miljøretta helsevern og smittevern

e. dokumentasjon som gjeld førebyggjande barne- og ungdomsarbeid

f. dokumentasjon som gjeld planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekt

g. dokumentasjon som gjeld tilsyn med eigne tenestestader, pålegg og godkjenning

h. dokumentasjon som gjeld årsrapportering frå tenestestadene

i. lokale forskrifter.

§ 54 Pasientar i helsestasjonsteneste og skolehelseteneste
Dokumentasjon med pasient- og journalopplysningar om pasientar i helsestasjonsteneste og skolehelseteneste skal takast vare på for ettertida. Bevaringsplikta omfattar ikkje dokumentasjon om vaksinar som er melde til Nasjonalt vaksinasjonsregister (SYSVAK).
 

§ 55 Allmennmedisinske tenester
Følgjande dokumentasjon om allmennmedisinske tenester skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld planlegging, organisering og evaluering av fastlegeordninga, fengselshelseteneste og flyktninghelseteneste

b. avtaler med privatpraktiserande helsepersonell

c. dokumentasjon som gjeld årsplanlegging og årsrapportering frå tenestestadene.

§ 56 Akuttmedisinske tenester
Følgjande dokumentasjon om akuttmedisinske tenester skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld planlegging, organisering og evaluering av ordning for legevakt, kommunal akutt døgneining, overgrepsmottak og psykososial beredskap

b. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for prioritering mellom pasientar og oppfølging av pasientar med ulike skadar og sjukdommar

c. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for samhandling og kommunikasjon mellom dei akuttmedisinske tenestene, akuttmedisinsk kommunikasjonssentral, legevaktsentral og sjukehus

d. dokumentasjon som gjeld rutinar og prosedyrar for medisinsk naudmeldeteneste.

§ 57 Helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon
Følgjande dokumentasjon om helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld internt og eksternt samarbeid, kompetansekrav og stillingsinstrukser, dokumentasjonsrutinar, tilsyns- og evalueringsaktivitetar, avtaler med eksterne aktørar, helseberedskap og annan dokumentasjon som gjeld organisering og planlegging av tenestene

b. dokumentasjon som gjeld planlegging, gjennomføring og evaluering av faglege prosjekt

c. dokumentasjon som gjeld planlegging og årsrapporteringar, lokale forskrifter og rutinebeskrivingar ved tenestestadene.

§ 58 Enkeltpersonar i helse- og omsorgstenester i heimen og på institusjon
Pasient- og journalopplysningar om enkeltpersonar innanfor rusomsorg og psykososial omsorg skal takast vare på for ettertida.

Dokumentasjon med pasient og journalopplysninar om pasientar innan helse- og omsorgstenester i kommunen.

§ 59 Krisesenter

Dokumentasjon som gjeld kommunens organisering av krisesenter, skal takast vare på for ettertida.

§ 61 Sosiale tenester
Følgjande dokumentasjon om sosiale tenester skal takast vare på for ettertida:

a. sosialberedskapsplan og annan dokumentasjon som gjeld planar og prosjekt for sosial- og velferdstenestene

b. årsplanar, årsmeldingar, lokale forskrifter og rutinar

c. samarbeidsavtala med staten om oppgåvefordelinga

d. dokumentasjon om satsar for utbetaling av økonomisk stønad.

§ 62 Enkeltpersonar som mottek sosiale tenester
Følgjande dokumentasjon om enkeltpersonar som mottek sosiale tenester skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om saker som gjeld rettar og plikter etter helse- og omsorgstenesteloven eller lov om sosiale tenester eller forskrifter gitt med heimel i desse lovene, og som kan vere grunnlag for erstatning

b. dokumentasjon om saker som involverer umyndige barn av sosialhjelpsmottakarar.

§ 63 Arbeid med integrering av flyktningar og innvandrarar
Følgjande dokumentasjon om kommunen sitt arbeid med flyktningar og innvandrarar skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld verksemdsplanar, rutinar og årsmeldingar og dokumentasjon av metodar og testverktøy

b. driftsavtaler, dokumentasjon om handtering av retningsliner frå Utlendingsdirektoratet og annan dokumentasjon som gjeld asylmottak.

§ 64 Enkeltpersonar i integreringsarbeidet
Følgjande dokumentasjon om kvar enkelt flyktning og innvandrar skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld etablering, kvalifisering og arbeid

b. kursbevis og annan dokumentasjon som gjeld rettar og plikter etter integreringsloven.

§ 65 Arbeid med tilskot til bustad
Følgjande dokumentasjon om tilskot til bustad skal takast vare på for ettertida:

a. saker om bustønad til enkeltpersonar for kvar femte årgang, det vil seie saker som er ferdigstilte i årstal som endar på 0 eller 5

b. saker om startlån, tilskot og grunnlån og tilhøyrande grunnlagsmateriale som klagesaker og tilbakekravssaker, for kvar femte årgang, det vil seie saker som er ferdigstilte i årstal som endar på 0 eller 5.

§ 60 Skjenkjeløyve
Følgjande dokumentasjon om skjenkjeløyve skal takast vare på for ettertida:

a. rusmiddelpolitiske handlingsplanar

b. lokale forskrifter og retningsliner for skjenkjeløyve og løyve for sal av alkohol

c. dokumentasjon som gjeld rutinar for kontroll med skjenkje- og serveringsstader og inndraging av skjenkjeløyve

§ 66 Landbruk og skogbruk
Følgjande dokumentasjon om landbruk og skogbruk skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld landbruks- og skogbruksstrategiane til kommunen

b. dokumentasjon som gjeld kommunen si registrering i Miljøregistreringar i skog (MiS)

c. dokumentasjon som gjeld strategiar og retningsliner for bruk av midlar til rekruttering, likestilling og kompetanseheving i landbruket, og fylkeskommunen sine eigne prosjekt og tiltak

d. saker om løyve til nydyrking, omdisponering av dyrka og dyrkbar mark, deling av landbrukseigedom, bu- og driveplikt og annan dokumentasjon som gjeld konsesjon eller endra bruk av landbrukseigedom

e. saker som gjeld bygging av landbruksveg og skogsbilveg

f. saker som gjeld hogst i verneskogar.

§ 67 Akvakultur, marinforvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning
Følgjande dokumentasjon om akvakultur, marin forvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld kommunen sine overordna planar, prioriteringar og tiltak

b. dokumentasjon som gjeld eigeninitierte prosjekt innanfor marinforvaltning, fiskeforvaltning og viltforvaltning

c. dokumentasjon som gjeld kartlegging av bestandane

d. dokumentasjon om avtaler for samarbeid og referat frå møte mellom partane i tilfelle der kommunen har overlate delar av administrasjonen av fiskeforvaltninga til ein organisasjon

e. saker som gjeld regulering, utbygging eller anna verksemd med heimel i plan- og bygningsloven, der kommunen har gitt fråsegn om omsynet til fiskeinteressene og leveområda til fisken eller viltinteressene og leveområda til viltet

f. saker som gjeld tildeling av løyve etter akvakulturloven

g. dokumentasjon som gjeld fastsetjing av vald, fellingsløyve og bestandsplanar.

§ 68 Naturforvaltning, miljø og forureining
Følgjande dokumentasjon om naturforvaltning, miljø og forureining skal takast vare på for ettertida:

a. forvaltningsplanar og annan dokumentasjon som gjeld planar for naturforvaltning, miljø og forureining

b. dokumentasjon som gjeld lokale forskrifter, rutinar og retningsliner for utslippsløyver for kloakk, testing og handtering av 
lekkasjar frå forureina avfallsdeponi, skjøtsel og ferdsel i naturvernområde og løyve til motorferdsel i utmark og vassdrag

c. saker som gjeld handsaming av tilhøvet mellom natur, miljø og næringsinteresser

d. saker som etter naturmangfoldloven skal registrerast i Miljøvedtaksregisteret

e. dokumentasjon som gjeld handtering av forureina grunn og påviste lekkasjar, opplysningar om forureina grunn i matrikkelen og pålegg om opprydding og oppfølging av pålegg.

§ 69 Nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid
Følgjande dokumentasjon om nærings- og samfunnsutvikling og internasjonalt samarbeid skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld handlingsprogram, regionale planar, handlingsplanar og strategiar for lokal og regional utvikling, næringsutvikling, samfunnsutvikling og reiselivsutvikling og annan dokumentasjon som gjeld dei overordna planane til kommunen.

b. dokumentasjon som gjeld retningsliner for korleis regionråd og andre samarbeidsorgan skal bruke midlane dei får tildelt

c. dokumentasjon om korleis fylkeskommunen forvaltar regionale utviklingsmidlar

d. dokumentasjon som gjeld kommunen sine eigne prosjekt og samarbeidsprosjekt og EU-finansierte prosjekt som dei deltek i.

§ 70 Kulturminnevern
Følgjande dokumentasjon om kulturminnevern skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld saker der fylkeskommunen gjer vedtak eller gir fråsegn med heimel i kulturminneloven

b. dokumentasjon som gjeld saker der kommunen med heimel i plan- og bygningsloven gjer vedtak eller gir fråsegn som vedkjem kulturminnevern

c. dokumentasjon som gjeld kommunen sine planar for kulturminnevern og museum

d. dokumentasjon om retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot til freda bygningar, anlegg, andre kulturminneformål og museum

e. dokumentasjon om kommunen eller fylkeskommunen sine eigne prosjekt som har til formål å vareta, synleggjere og informere om fornminne, kulturminne frå nyare tid, freda og verna bygg og anlegg, gamle vegar og vegfar og kulturmiljø i kulturlandskapet.

§ 71 Kunst- og kulturformidling
Følgjande dokumentasjon om kunst- og kulturformidling skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om korleis fylkeskommunen koordinerer, administrerer og bidrar til ordninga Den kulturelle skolesekken

b. dokumentasjon som gjeld kommunen sine retningsliner og prioriteringar for bruken av midla frå ordninga Den kulturelle skolesekken og turnéprogram for grunnskolen i kvart enkelt fylke

c. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot til kulturbygg (spelemidlar) frå fylkeskommunen

d. dokumentasjon som gjeld vedtak frå kommunen om etablering av kulturhus, fleirbrukslokale eller spesiallokale for kunst og kultur

e. dokumentasjon som gjeld prioriteringar og retningsliner for tildeling av tilskot, prisar og stipend frå kommunen eller fylkeskommunen

f. dokumentasjon om kven som har motteke prisar og stipend

g. dokumentasjon om kva foreiningar og organisasjonar som har fått tildelt stønad gjennom tilskotsordningane til kommunen 

h. dokumentasjon om stønad til prosjekt og arrangement som har noko å seie for utviklinga av kunst- og kulturlivet i kommunen eller regionen

i. dokumentasjon som gjeld kunst- og kulturarrangement heilt eller delvis i regi av kommunen, program og annan relevant informasjon om arrangementa og annan dokumentasjon som gjeld kommunen si eiga kunst- og kulturformidlinga

j. dokumentasjon om kva prioriteringar kommunen har gjort ved innkjøp av kunst, og korleis kommunen forvalta kunstsamlinga.

§ 72 Bibliotek
Følgjande dokumentasjon om bibliotek skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld kommunen sine reglement for folkebibliotek 

b. dokumentasjon som gjeld årsplanar, langtidsplanar og årsmeldingar for kvart enkelt bibliotek

c. dokumentasjon om prosjekt og anna formalisert samarbeid som har til formål å fremje opplysning, utdanning og anna kulturell verksemd gjennom informasjonsformidling.

§ 73 Idrett og friluftsliv
Følgjande dokumentasjon om idrett og friluftsliv skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld overordna planlegging innanfor idrett og friluftsliv i kommunen 

b. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av tilskot frå kommunen  til idrettsanlegg, idrettsforeiningar og idrettstiltak

c. dokumentasjon som gjeld retningsliner og prioriteringar for tildeling av midlar frå kommunen til fysisk tilrettelegging, vedlikehald og skjøtsel av friluftsområde og friluftstiltak

d. dokumentasjon om kva foreiningar og organisasjonar som har fått tildelt stønad gjennom tilskotsordningane til kommunen 

e. dokumentasjon om kven som har motteke prisar og stipend

f. dokumentasjon om stønad til prosjekt og arrangement som har noko å seie for utviklinga av idretts- og friluftslivet i kommunen eller regionen

g. dokumentasjon som gjeld kommunen sine eigne prosjekt innanfor idrett og friluftsliv.

§ 74 Den norske kyrkja og andre trudoms- og livssynssamfunn
Følgjande dokumentasjon om Den norske kyrkja og andre trus- og livssynssamfunn skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon om korleis kommunen har handsama budsjettframlegg frå kyrkja

b. dokumentasjon om berekningsnøkkelen som kommunen har brukt ved tildeling av tilskot til andre trus- og livssynssamfunn før 2021.

§ 75 Kino og ungdomsklubbar
Dokumentasjon som gjeld planar og retningsliner for drift av kino og ungdomsklubbar, skal takast vare på for ettertida.

§ 76 Bygg- og eigedomsforvaltning
Følgjande dokumentasjon om eigendomsforvaltning skal takast vare på for ettertida:

a.    dokumentasjon som gjeld rutinar for sal, kjøp, feste og utleige av eigedom

b.    dokumentasjon om saker som gjeld bygging, drift og forvaltning av kommunal eller fylkeskommunal eigedom, og som ikkje blir teke vare på som del av byggesaker etter § 35

c.    dokumentasjon om saker som gjeld eigedomstransaksjonar og eigedomspolitikk.
 

§ 77 Vatn og avløp
Følgjande dokumentasjon om vatn og avløp skal takast vare på for ettertida:

a.    dokumentasjon om rutinar og kontroll med leidningsnett, beredskapsplanar og saker som gjeld handtering av avvik og utslepp

b.    dokumentasjon som gjeld utgreiings- og prosjekteringsarbeid

c.    dokumentasjon som gjeld planar for vedlikehald av leidningsnettet

d.    dokumentasjon om leidningsnettet, medrekna årsversjonar, tekniske teikningar og kart

e.    dokumentasjon som gjeld private vassleidningar og tilkopling til leidningsnettet på kvar enkelt eigedom.
 

§ 78.Renovasjon og avfall
Følgjande dokumentasjon om renovasjon og avfallshandtering skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld oppretting eller endring av ordningar for renovasjon og avfallshandtering og fastsetjing av avgifter

b. dokumentasjon som gjeld oppretting av kommunale avfallsdeponi.

§ 79 Hamnevesen
Følgjande dokumentasjon om hamnevesen skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld planar, prosedyrar og rutinar for tilsyn med kaianlegg og sjøområde, og beredskapsplanar

b. dokumentasjon, inklusive kart, som gjeld vassleidningar og kloakkrøyr som går ut i sjø, og kaianlegg

c. dokumentasjon som gjeld fastsetjing av hamneavgift og hamnevederlag.

§ 80 Samferdsel
Følgjande dokumentasjon om samferdsel skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld overordna planar og strategiar for samferdsel, trafikktryggleik og transportberedskap i kommunen eller fylkeskommunen

b. dokumentasjon om saker som gjeld utbygging, omgjering, nedlegging eller omdisponering av fylkesvegar eller kommunale vegar, eller overføring av vedlikehaldsansvaret for fylkesveg og kommunal veg

c. dokumentasjon om saker som gjeld nedlegging av byggeforbod i område for planlagd veg, forlenging av byggeforbod eller råderettsavgrensingar for grunn innafor byggegrensa

d. dokumentasjon om saker som gjeld eigedomsinngrep mot vederlag etter skjøn (ekspropriasjon)

e. dokumentasjon som gjeld økonomiske rammer for kollektivtilbod og sakshandsaminga ved fastsetjing av rutenettet

f. retningsliner for skoleskyssordninga, dispensasjonssøknader og klagesaker

g. retningsliner for transportordning for personar med nedsett funksjonsevne, og klagesaker

h. dokumentasjon som gjeld tildeling av behovsprøvde løyve og retningsliner for alle typar løyve.

§ 81 Brann- og redningsvesen
Følgjande dokumentasjon om brann- og redningsvesen skal takast vare på for ettertida:

a. dokumentasjon som gjeld organiseringa av brann- og redningstenesta i kommunen

b. dokumentasjon som gjeld planar, prosedyrar og arbeidsinstruksar for tilsyn og handtering av naudoppkall

c. risikoanalysar og beredskapsplanar

d. dokumentasjon som gjeld planar for evaluering av interne øvingar og fellesøvingar

e. dokumentasjon som gjeld eigenutvikla brannførebyggjande prosjekt og opplæringsopplegg

f. dokumentasjon som gjeld tilsynsrapportar for særskilte brannobjekt

g. dokumentasjon som gjeld statistikk over talet på utrykkingar og ulike typar utrykkingar, og rapportar og evalueringar frå brann- og redningsaksjonar som ikkje blir generte automatisk frå logg.

§ 22 Val og medråderett
Følgjande dokumentasjon om val og medråderett skal takast vare på for ettertida:
a.    dokumentasjon som gjeld retningsliner og oppgåver ved val, folkerøystingar og andre tiltak for medråderett

Gjeld i tillegg: 

• organisering av valet, som fastsetting av røystesetlar og opningstider. Organisering av oppteljing.
• avkryssingsmanntal og røystesetlar kasserar i henhold til reglane i valloven m. forskrift.  

b.    dokumentasjon om oppnemning av valstyre, valmanntal, organisering av førehandsrøysting og valoppgjer

c.    dokumentasjon om folkerøystingar, innbyggjarinitiativ, folkemøte og høyringar i spørsmål som har noko å seie for innbyggjarane

§ 34 Folkevalde
Følgjande dokumentasjon om folkevalde skal takast vare på for ettertida:

a.    dokumentasjon som gjeld satsar for godtgjering

b.    dokumentasjon om pensjonsordningar

c.    avtaler med folkevalde

d.    dokumentasjon som gjeld tilhøve som er har noko å seie for pensjonsrettane til dei folkevalde

e.    dokumentasjon som gjeld fritak eller suspensjon frå verv.