Elevarkiv

Elevarkiv

Saksbehandling skjer i fagsystemet Vigilo og Acos WebSak.  Skal ha frittståande arkivkjerne eller integrasjon mot Acos websak. Fram til det er på plass er barnehagemappene fullelektronisk og fullstendige i Acos websak.

Saksmappe per elev

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - ELEV
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3

Innhald i arkivdel

Døme på innhald

  • Innskriving til skule
  • Søknad og vedtak om permisjon frå undervisning
  • Søknad og vedtak om skuleskyss
  • Innkalling og referat frå samarbeidsmøter
  • Flyttemelding
  • Melding til barnevernet
  • Innhenting av opplysningar til barnevernet
  • Aktivitetsplan §9A
  • Skademelding
  • Undervegsvurdering
  • IOP
  • Tilvising til PPT
  • Sakkunnig vurdering frå PPT
  • Årsrapport
  • Søknad om hjelpemiddel
  • Vedtak om fritak frå nasjonale prøver
  • Innkalling og referat møter med barnevern
  • Varsel om nedsetting av karakter, orden, åtferd
  • Pedagogisk rapport skule
  • Samtykke til samhandling
Tilgang til arkivdel

Kommunedirektør, kommunalsjef oppvekst, skulesjef og arkivpersonell. Einingsleiar/rektor har tilgang til alle elevmapper for sin skule. Saksbehandlar med autorisasjon til arkivdel har tilgang til eigne saker og saker dei blir gitt tilgang til. Elevmapper i barneskular vert overført til ungdomsskule ved oppstart av 8. klasse, og avslutta etter ferdig skulegang.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:

Sensitiv

Lovheimel:

Off.lova §13 jf forv.lova §13

Tilgjengelegheit:

Dei som har behov for informasjon om eleven for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa

Integritet:

Elevmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogeleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom, og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.

Konfidensialitet:

Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks.

Behandling

Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.