Dokumentasjonsforvatninga for Søre Sunnmøre har innført eige brukarstøttesystem der brukarstøtte knytt til arkiv, systemadministrasjon og skjema vert handtert. 

Sentralt e-postmottak:

Arkivsamarbeidet har sett i verk tiltak for å minske bruken av sentralt e-postmottak. Kommunane har utarbeida kontaktskjema som vert arkivert og fordelt og det er sett opp reglar i e-postmottak som automatiserer behandlinga av regelstyrte epostar.

Det som kjem inn som inngåande e-post til sentralt postmottak skal registrerast og journalførast av arkivet dersom den er arkivverdig, sakshandsamarar registrerer sjølv e-post som dei tek imot. E-postførespurnader som blir arkivert, skal behandles videre som ordinær post.

Papirpost

Skille mellom arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Eit dokument er arkivverdig når det er ein del av sakshandsaminga og/eller har verdi som dokumentasjon. Ikkje-arkivverdig post til fordelt til antatt mottakar, evt. avklar med sakshandsamar. Den arkivverdige posten blir opna, sortert, skanna og fordelt/registrert

Acos Mottak

Ved oppstart blir det sjekka om det er logga feil på nokon av modulane og om transportnavet køyrer. Ved feil blir mottaksstatusbiletet opna, og statusoversikt for mottak vises med eit utropsteikn dersom importen har feila.
Gå til hovedbiletet og importer dei ulike importjobbane som ligg klare for import.

Journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)

Journalpostar som midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)

Journalpostar som er ferdigstilte (F-status)

Journalføring vert utført ved masseoppdatering av dokumentproduksjonen, evt automatisk på eit gitt tidspunkt. 

Kvalitetssikring av dokumentproduksjon vert gjort dagleg ved kontroll av postliste. 
Vær særleg obs på tittel på dokumenta, samt avsendar og evt. skjerming.

Sjekke kurven «beskjed til arkivet»

Sjekk kurven “ ufordelte jp”, og fordel til rett saksbehandlar.

Kontroll av ekspederingar feilet.
Saksbehandlar har sjølv ansvaret for ekspederingar som har feilet, enten via SvarUt, eSignering eller e-post. Arkivtensta kontollerar.  

Kvalitetssikring av saksmapper som er oppretta (status R)

Har saksmappa fått rett sakstype, rett arkivkode, tittel, avdeling/sakshandamar? Endre status til B (under behandling).

Ufordelte saker

Dersom ei sak manglar saksansvarleg vil desse hamne i ei oppfølgingskurv hos arkivet etter fem dagar. Arkivet følger opp og sett saksansvarleg basert på kven som har fått tildelt journalposten.

Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper som er ferdigbehandla

Når det ikkje er forventa fleire dokument i ei arkivsak, skal saksansvarleg sende sak til avslutning ved å nytte funksjonen for dette. Arkivet får deretter saka i kurva avslutt sak. Når kriteria for å avslutte saka er oppfylt, kan arkivtenesta avslutte saka, slik at den får status A.

Kontrollere postliste

Dei tilsette i arkivsamarbeidet har ansvar for å kvalitetssikre postjournalane før dei blir lagt ut på internett. Dette innebærer kontroll med at journalen er ført etter dei krav som blir stilt i lov og forskrift og at personvernet er ivareteke. Inngåande og utgåande vert publisert neste virkedagar etter journalføring.

To tilsette i arkivsamarbeidet skal dagleg kontrollere dei dokumenta som er journalførte. Alle offentlege og journalførte dokument vil vise i den offentlege journalen, dvs dokument som har fått status J. 

• Sjekke dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
• Sjekke om avsendar/mottakarnamn er korrekt skrevet
• Sjekk at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar.
• Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit

Når postlista har blitt kontrollert, kan innsyn oppdaterast og dei journalførte dokumenta blir publisert ut på Acos innsyn/kommunen si heimeside.

Sjekk også i innsynsløysinga at alt ser ok ut der like etter at postlista er publisert ut.

Rutine for kva gjer ein om dokument som er unnateke offentlegheit kjem ut på postlista

Så snart ein blir gjort kjent med at det ligg opplysningar på postlista som skal vere unnateke offentlegheit, bør ein vurdere å ta ned innsynsløysinga til ein har fått retta opp i feilen og fått køyrt ny Drum. Ta i så fall kontakt med SSIKT via deira vakttelefon, og be dei om å ta ned innsynsløysinga.

Husk å sjå til at evt. brudd på GDPR blir meldt.

Innsynsbehandling

Kommunen skal utvise meiroffentlegheit. Dette betyr at alle dokument i utgangspunktet skal vere offentlege så lenge det ikkje er heimel i lov for å gjere unntak.

Du finn meir om innsynsbehandling og korleis be om innsyn på kommunane sine heimesider. 

Sakshandsamar og arkiv samarbeider om handsaming av innsynsførespurnader, men det er arkivtenesta som handsamar dei aller fleste av desse.

Nasjonalarkivet - etablere internkontroll med dokumentasjonsforvaltningen

Det er noko ulikt korleis arkivverdig dokumentasjon som vert produsert i fagsystem vert arkivert.
Nokre har eiga arkivkjerne, andre har integrasjon med automatisk overføring av det som er arkivverdig og andre har ingen av delane, der må gjere ein manuell jobb med overføring av dokument