Dokumentasjonsforvaltninga for Søre Sunnmøre har innført eige meldesystem for avvik knytt til arkiv. 

Tomme saker

Saksmapper utan journalpostar vert sett til utgår. 

Saker som utgår

Arkivmedarbeidarane skal i sine kontrollrutinar føle opp saker som er feiloppretta og som ikkje skal brukast til vidare registrering av dokument. Sakstittel skal endrast til «Utgår», saksstatus til U (saka utgår), flytt saka til arkivdel UTGÅR.

Oppfølging av møtedokument;

Saksframlegg i status F og med vedtakskode: vert journalført
Saksframlegg i status F som er eldre enn 90 dagar: vert journalført
Det er kun saksframlegg som er ein del av eit møte som kjem ut på innsyn.

Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn 365 dagar

Journalposten vert sett til utgår. 

Kvalitetssikring av ekspedering i kø og ekspedering bekretet.

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som vert ekspedert av sakshandsamarar. Desse vert kontrollert ved publisering av postlister. 

Restanserapport

Restanserapporten viser oversikt over restansar i avdeling og på sakshandsamarnivå. Det vert ikkje teke hensyn til at forfallsdato må vere passert for at journalposten skal gje restanse. Restanserapport vert skreven ut til sektorsjef/avdelingssjef etter kvart kvartal. Sakshandsamarar med mykje restansar får også utskreven restanserapport og purring på desse.

Kvalitetssikre offentleg journal

Rapport for å kvalitetssikre data som kjem fram på offentleg journal. Arkivleiar kvalitetssikrar den offentlege journalen første arbeidsdag i kvar mnd.

Oppfølging og kvalitetssikring før ein sakshandsamar sluttar

Sjekke om sakshandsamar har restansar, skal dei avskrivast/overførast andre, evt. dokument som ligg utsjekka, saker som skal avsluttast/overførast til andre?

Rutinar for ulike fagsystem 

Det skal vere rutinar for dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen. Arkivleiar har ansvar for å sjå til rutinar er utarbeida og systemansvarleg for systemet har ansvar for å utarbeide dei.