§ 1. Kva forskrifta gjeld, og verkeområdet til dei ulike reglane

Forskrifta gjeld dokumentasjon frå organ som er omfatta av arkivlova, og fastset kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida. Forskrifta pålegg ikkje organa å skape dokumentasjon.

Dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal avleverast eller overførast til langtidsbevaring i tråd med arkivlova § 14. Dokumentasjon kan kasserast berre dersom anna lov gir heimel til å kassere han, eller dersom Nasjonalarkivet har gitt løyve til å kassere han, jf. arkivlova § 13.

Reglane om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon frå kommunar, fylkeskommunar og staten gjeld òg for dokumentasjon som er blitt til i eit system for felles oppgåveløysing, og som organa skal inngå avtale om etter arkivforskrifta § 8.

Reglane om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida når staten, fylkeskommunen eller kommunen gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, gjeld òg for dokumentasjon frå private rettssubjekt i saker der dei gjer tilsvarande enkeltvedtak eller utferdar tilsvarande forskrift, jf. arkivlova § 3 første ledd bokstav b.

§ 2 Definisjonar

Definisjonane i arkivlova § 2 gjeld tilsvarande i denne forskrifta

§ 3 Dokumentasjon som gjeld nye oppgåver

All dokumentasjon som gjeld nye oppgåver og som blir til som ledd i løysinga av desse oppgåvene, skal takast vare på inntil Nasjonalarkivet har fastsett reglar i denne forskrifta eller fastslått etter § 18 om dokumentasjonen frå desse oppgåvene skal takast vare på for ettertida eller ikkje. Det same gjeld dokumentasjon knytt til oppgåver som av andre årsaker ikkje er nemnde i forskrifta her.

§ 19 Dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare

Om ikkje Nasjonalarkivet har bestemt noko anna, skal dokumentasjon frå 1950 eller tidlegare takast vare på for ettertida. Dokumentasjonen skal takast vare på i det originale formatet, jf. arkivforskrifta § 19.

§ 20 Journalar

Journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister, skal takast vare på for ettertida

§ 21 Administrativ og politisk organisering
Følgjande dokumentasjon om administrativ og politisk organisering skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld administrativ organisering, organisasjonskart og skildringar av ansvarsområde og oppgåver
b. dokumentasjon som gjeld politiske og administrative prosessar i samband med forvaltningsreform, endringar av kommunegrenser og fylkesgrenser og etablering av ny politisk styringsform
c. dokumentasjon som gjeld delegering av myndigheit til administrasjonssjef og andre nivå i kommune- og fylkesadministrasjonen
d. dokumentasjon som gjeld oppretting av, delegering av myndigheit til og val av formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd), fylkesråd og andre politiske råd, utval, komitear og interkommunale samarbeid
e. dokumentasjon som gjeld delegering av vedtaksmakt frå kommunestyret eller fylkestinget til andre rettssubjekt
f. dokumentasjon som gjeld administrativ og politisk handsaming av saker som blir lagde fram for eller handsama i formannskap, fylkesutval, kommuneråd (byråd) eller fylkesråd.

§ 23 Føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar
Følgjande dokumentasjon om føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon om oppretting og avvikling av føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar
b. avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tenester blir lagde til føretak, selskap og interkommunale samarbeidsorgan som ikkje er omfatta av arkivlova
c. vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringa av oppgåver og myndigheit frå kommunen eller fylkeskommunen til føretak, selskap eller interkommunalt samarbeidsorgan
d. dokumentasjon som gjeld kommunens eller fylkeskommunens kontroll med og revisjon av føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar

§ 24 Samfunnstryggleik og beredskap
Følgjande dokumentasjon om samfunnstryggleik og beredskap skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld dei overordna, lovpålagde oppgåvene kommunen eller fylkeskommunen har i samband med samfunnstryggleik og beredskap på ulike fagområde
b. beredskapsplanar og risiko- og sårbarheitsanalysar for kommunen, dokumentasjon som gjeld deltaking i regionale og nasjonale beredskapsøvingar og annan dokumentasjon som gjeld kommunen si rolle i den nasjonale beredskapen og oppgåver etter sivilbeskyttelsesloven
c. risiko- og sårbarheitsanalysar for utbyggingsområde og annan dokumentasjon som viser korleis fylkeskommunen og kommunen tek hand om samfunnstryggleiken i kommunal og regional planlegging
d. dokumentasjon som gjeld etablering og utvikling av styringssystemet for tryggleik og beredskap i kommunen og fylkeskommunen
e. dokumentasjon som gjeld tryggleiksrapportering internt i kommunen eller fylkeskommunen og til regionale og nasjonale tilsynsmakter.

§ 25 Kommuneadvokat og fylkesadvokat
Følgjande dokumentasjon frå kommuneadvokat eller fylkesadvokat skal takast vare på for ettertida:
a.    register eller arkiv for presedenssaker
b.    dokumentasjon som gjeld erstatningssaker på det offentlegrettslege området og saker om rettferdsvederlag.

§ 26 Anskaffingar
Følgjande dokumentasjon om anskaffingar skal takast vare på for ettertida:
a.    anskaffingsstrategi
b.    anskaffingsreglement
c.    retningsliner og standardar
d.    behovsanalyse
e.    anskaffingsprotokollar
f.    vedtekne tilbod.

§ 27 Arkiv og dokumentasjonsforvaltning
Følgjande dokumentasjon om arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal takast vare på for ettertida:
a.    dokumentasjonsplanar
b.    arkivplanar frå før 2026
c.    planar for langtidsbevaring av arkiv og dokumentasjon som gjeld ordningar for langtidsbevaring
d.    dokumentasjon som gjeld utvikling av arbeidet med langtidsbevaring
e.    årsplanar, langtidsplanar og årsmeldingar for dei enkelte bevaringsinstitusjonane.

§ 28 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT)
Følgjande dokumentasjon om informasjons- og kommunikasjonsteknologi skal takast vare på for ettertida:
a.    dokumentasjon som gjeld strategisk planlegging, styring og utvikling av IKT-området
b.    IKT-strategi, IKT-retningsliner og IKT-plan
c.    dokumentasjon som gjeld utvikling av nye IKT-løysingar.

§ 29 Kommunikasjon og informasjon
Følgjande dokumentasjon om kommunikasjon og informasjon skal takast vare på for ettertida:
a.    kommunikasjonsstrategiar og planar og annan dokumentasjon som gjeld planlegging og styring av kommunikasjonsområdet
b.    reglar og retningsliner for kommunikasjon internt og eksternt
c.    eigenproduserte publikasjonar med forarbeid.

§ 22 Val og medråderett
Følgjande dokumentasjon om val og medråderett skal takast vare på for ettertida:
a.    dokumentasjon som gjeld retningsliner og oppgåver ved val, folkerøystingar og andre tiltak for medråderett
b.    dokumentasjon om oppnemning av valstyre, valmanntal, organisering av førehandsrøysting og valoppgjer
c.    dokumentasjon om folkerøystingar, innbyggjarinitiativ, folkemøte og høyringar i spørsmål som har noko å seie for innbyggjarane

§ 34 Folkevalde
Følgjande dokumentasjon om folkevalde skal takast vare på for ettertida:
a.    dokumentasjon som gjeld satsar for godtgjering
b.    dokumentasjon om pensjonsordningar
c.    avtaler med folkevalde
d.    dokumentasjon som gjeld tilhøve som er har noko å seie for pensjonsrettane til dei folkevalde
e.    dokumentasjon som gjeld fritak eller suspensjon frå verv.

§ 30 Økonomi, verksemdsstyring, rekneskap, eigedomsskatt og innkrevjing
Følgjande dokumentasjon om økonomi, verksemdsstyring, rekneskap, eigedomsskatt og innkrevjing skal takast vare på for ettertida:
a. rammesak, årsbudsjett, økonomiplan, handlingsprogram, handlingsplanar, årsrapportering, tertialrapportering, årsmelding, årsevaluering og annan dokumentasjon som gjeld arbeidet med budsjett og verksemdsstyring etter kommuneloven
b. dokumentasjon som gjeld årsrekneskapen
c. dokumentasjon som gjeld kapitalforvaltning
d. dokumentasjon som gjeld garantiar, utlån og låneopptak
e. dokumentasjon som gjeld forvaltning av legat
f. dokumentasjon som gjeld innføring eller oppheving av eigedomsskatt og fastsetjing av satsar
g. dokumentasjon som gjeld utleggsforretning og lemping
h. eigeninitierte prosjekt og kursopplegg som skal informere og rettleie skattytarar og arbeidsgivarar.

§ 31 Helse, miljø og tryggleik
Følgjande dokumentasjon om helse, miljø og tryggleik skal takast vare på for ettertida:
a. dokumentasjon som gjeld organisering av arbeidet med helse, miljø og tryggleik i kommunen eller fylkeskommunen
b. dokumentasjon som gjeld utarbeiding og utvikling av instruksar og retningsliner for arbeidet med helse, miljø og tryggleik, og evalueringar
c. dokumentasjon som viser korleis kommunen eller fylkeskommunen har handtert saker som gjeld konfliktar og varsling.

§ 32 Personalforvaltning
Følgjande dokumentasjon om personalforvaltninga skal takast vare på for ettertida:
a. strategiske planar, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgivar og arbeidstakarar, interne instruksar, retningsliner og anna dokumentasjon som gjeld planlegging, leiing, styring og evaluering av personalfunksjonen
b. dokumentasjon om saker som er blitt handsama i administrasjonsutvalet
c. kunngjering av stillingar, utvida søkjarliste, innstilling, protokollar og møtereferat frå innstillings- og tilsetjingsmakt, klagar på tilsetjing og annan dokumentasjon som gjeld arbeidet med rekruttering og tilsetjing
d. opplæringsplanar, referat frå kompetanseutval og annan dokumentasjon som gjeld kompetanseutvikling og opplæring.

§ 33 Tilsette i kommunen
Følgjande dokumentasjon om dei tilsette i kommunen eller fylkeskommunen skal takast vare på for ettertida:
a. stillingssøknaden frå den som blir tilsett, brev om tilsetjing og arbeidsavtale, klage på tilsetjing
b. dokumentasjon om kompetanseutvikling som har noko å seie for løns- og tilsetjingstilhøva til den tilsette
c. dokumentasjon om løn, godtgjeringar og permisjonar som har noko å seie for pensjonstilhøva til den tilsette
d. dokumentasjon om oppfølging i samband med sjukemelding dersom saka er har noko å seie for dei langvarige teneste- og pensjonstilhøva til den tilsette
e. dokumentasjon som gjeld yrkesskadar og oppfølging etter yrkesskadar
f. dokumentasjon som gjeld omplassering, tenestepåbod og fortrinnsrett
g. dokumentasjon om reaksjon mot den tilsette knytt til utøving av tenesta dersom saka fører til rettsleg prøving eller får konsekvensar for tilsetjingstilhøvet
h. dokumentasjon om avslutning av arbeidstilhøve.

§ 35 Planlegging, byggesak og oppmåling
Følgjande dokumentasjon om planlegging, byggesak og oppmåling skal takast vare på for ettertida:
a. regionale og kommunale planstrategiar, regionale planar, kommuneplanar, områdeplanar og reguleringsplanar og annan dokumentasjon som gjeld kommunal og regional planlegging
b. byggesaker
c. saker som gjeld bruksendring, omregulering og dispensasjon frå tekniske krav og vedtekne planar
d. kommunen sine planar for tilsyn, kontroll og oppfølging av ulovlege handlingar
e. enkeltsaker og klagesaker som gjeld oppfølging av ulovlege handlingar
f. saker som gjeld grensepåvising, grensejustering, arealoverføring, deling og samanføying av grunneigedom og annan dokumentasjon som gjeld oppmålingsforretningar.

Kap 6 Opplæring og oppvekst (PDF, 227 kB)

Kap 7 Helse og omsorg (PDF, 183 kB)

Kap 8 Sosial og velferdstenester (PDF, 165 kB)

Kap 9 Næring, miljø og samfunnsutvikling (PDF, 171 kB)

Kap 10 Kultur, idrett, friluftsliv og kyrkje (PDF, 174 kB)

Kap 11 Tekniske tenester, brannvern og samferdsel (PDF, 157 kB)