Formålet med behandlinga:
Formålet med behandlinga av personopplysningane er å sikre riktig tilgang til skybasert samhandling og lagring for dei tilsette gjennom Microsoft 365. Behandlingsgrunnlaget er berettiga interesse som består i å kunne tilby effektiv kommunikasjon mellom dei tilsette, jf. GDPR artikkel 6 nr.1, bokstav f.
Personopplysningane som vert lagra og behandla er;
- Namn
- E-postadresse
- Brukarnamn
- Avdeling
- Arbeidsstad
- Postadresse
- Telefonnummer
- Fødselsnummer (gjeld berre tilsette/elevar som skal ha tilgang til Feide)
Alle personopplysningar som er pseudonymisert eller avidentifisert, men ikke anonymisert, eller personopplysninger som er utledet av personopplysninger, er også å rekne som personopplysninger og blir behandla deretter.
Behandlingsansvarleg og databehandlar:
Søre Sunnmøre IKT og kommunane er behandlingsansvarlege for personopplysningane. Microsoft er databehandlar for personopplysningane, med unntak av dei tilfella der SSIKT fungerer som databehandlar og Microsoft blir underdatabehandlar.
Som databehandlar og underdatabehandlar behandlar Microsoft personopplysningar berre etter instruks frå behandlingsansvarleg.
Lagring av personopplysningar:
Personopplysningane har Microsoft Active Directory (AD) som kjelde. Ved opphøyr av arbeidsforhaldet vert brukarkontoen sletta, og det vil deretter ta ca 90 dagar før personopplysningane knytt til Microsoft 365 vert sletta. Direktemeldingar og filer som er lagra i samhandlingsverktøya, er ikkje personopplysningar og vil ikkje bli sletta ved opphøyr av arbeidsforholdet.
Ved permisjon i arbeidsforholdet vil den tilsette behalde Microsoft 365 lisensen sin, personopplysningane vil derfor vere lagra også i permisjonstida.
Din rett til retting, sletting og dataportabilitet:
For å oppfylle arbeidskontrakt kan ikkje personopplysningane knytt til samhandingssystem slettast så lenge arbeidsforholdet varer.
I samhandlingssytema kan brukaren sjølv rette og slette eigenprodusert innhald, og laste ned eigne data ved behov.
Din rett til innsyn:
Du har rett til innsyn i personopplysningane som er lagra om deg. Ønskjer du innsyn i personopplysningane vi har lagra om deg, kan du ta kontakt med ditt personvernombod.
Personvernombod:
Dersom du har spørsmål om, eller treng hjelp til å utøve dine personvernrettar, kan du kontakte ditt personvernombod. Du har som utgangspunkt krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan 30 dagar.